ตารางรหัส: จัดการกับตารางรหัสของคุณ

ตามที่ได้กล่าวถึงแล้วในหัวข้อ "โครงสร้างข้อมูล" ตารางรหัสเป็นส่วนที่เก็บข้อมูลที่ค่อนข้างคงที่ ไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปในแต่ละเดือน เนื่องจากข้อมูลในตารางรหัสจะใช้อ้างอิงในเอกสารต่างๆ ขั้นตอนการทำงานปกติของผู้ใช้ จึงควรเริ่มต้นด้วยการกำหนดและเติมข้อมูลในตารางรหัสให้เรียบร้อย เพื่อความรวดเร็วและสะดวกสบายในการทำงาน

แต่ละโมดูลจะมาพร้อมกับตารางรหัสเพิ่มเติมของตัวเอง บางตารางรหัสจะมีค่าตั้งต้นเอาไว้ให้แล้ว ในขณะที่บางตารางรหัสจะเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลเปล่า

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "ตารางรหัส" แล้ว โปรแกรมจะเข้าสู่หน้าเลือกตารางรหัส
2. ผู้ใช้คลิกเลือกตารางรหัสที่ต้องการดู/แก้ไขข้อมูล โปรแกรมจะเข้าสู่หน้าข้อมูลของตารางรหัสที่เลือก โดยมากหน้านี้จะมีลักษณะเป็นตารางเดี่ยว (ดูวิธีใช้งานตารางได้ที่หัวข้อ "ตารางในระบบ CuneiFox") อย่างไรก็ตาม สำหรับตารางรหัสที่มีโครงสร้างซับซ้อน อาจต้องใช้ฟอร์มและตารางร่วมกันในการแสดงค่า (ดูวิธีการใช้งานได้ที่ "การใช้งานหน้าจอที่มีหลายองค์ประกอบ")
3. เมื่อเข้าไปในตารางรหัสแต่ละตาราง จะปรากฏปุ่มนำข้อมูลเข้าและออก เมื่อผู้ใช้ต้องการนำข้อมูลเข้า/ออกทีละเป็นจำนวนมากๆ ผู้ใช้สามารถใช้ 2 ปุ่มนี้ โดยไฟล์ที่ใช้ในการนำข้อมูลเข้า/ออกนั้น จะเป็นไฟล์ .xlsx หรือ excel วิธีการเขียนรูปแบบในไฟล์.xlsx หรือ excel สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ "การใช้งานหน้าจอที่มีหลายองค์ประกอบ"

*** โครงสร้าง และความหมายของช่องข้อมูลในตารางรหัสแต่ละตาราง จะยกไปกล่าวถึงในบทเฉพาะของแต่ละโมดูล

ตั้งค่าเลขที่เอกสาร

ระบบ CuneiFox สามารถกำหนดเลขที่เอกสารให้โดยอัตโนมัติได้ตามที่ผู้ใช้กำหนด โดยผู้ใช้สามารถกำหนดพฤติกรรมของระบบเลขที่เอกสารได้ที่

• เมนูย่อย "ตั้งค่าเลขที่เอกสาร" (หัวข้อนี้): กำหนดรอบการรีเซ็ตเลขลำดับ และรูปแบบของเลขที่เอกสาร
• เมนูย่อย "เลขที่เอกสาร" (หัวข้อถัดไป): กำหนดเลขลำดับ

วิธีใช้

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "ตั้งค่าเลขที่เอกสาร" จะพบกับฟอร์มการตั้งค่า
2. ตั้งค่าตามต้องการ
3. กดปุ่ม "ตั้งค่า" เพื่อยืนยันการตั้งค่า

คำอธิบายช่องข้อมูล

รูปแบบเลขที่เอกสาร

การตั้งค่ารูปแบบเลขที่เอกสาร มีหลักการคือ ข้อความที่ตายตัวให้ระบุได้โดยตรง ส่วนข้อมูลที่จะเปลี่ยนไปตามเอกสารในลงรหัสตามที่กำหนดไว้อยู่ในเครื่องหมายวงเล็บเหลี่ยม (วงเล็บก้ามปู: [ ]) เช่น หากต้องการเลขที่เอกสารตามตัวอย่าง

ARR ซีรี่ส์เอกสาร- HQ แผนก- 2021 ปี(ค.ศ.4หลัก) 12 เดือน 31วันที่/ 00053 เลขลำดับ5หลัก

ให้ตั้งค่ารูปแบบเอกสารดังนี้

[SER]-[SEC]-[Y4][M][D]/[X5]

ข้อมูลของเอกสารที่สามารถเข้ารหัสอยู่ในเลขที่เอกสารได้มีดังต่อไปนี้

การใช้งานฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติ

ช่องข้อมูลที่สามรถใช้ฟังก์ชันนี้ได้ มักจะมีค่าตั้งต้นเป็น XXX**NEW** (XXX เป็นซีรีส์เอกสาร) หรือ ??WAIT?? เช่น ช่องข้อมูลหมายเลข 1 และ 2 ในภาพด้านล่าง

• ถ้าค่าตั้งต้นเป็น XXX**NEW**หมายเลข 1 : ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ดังนี้
• ทิ้งค่าไว้ตามเดิม หรือ เปลี่ยนซีรีส์เอกสาร XXX เป็นซีรีส์ที่ต้องการ: หากเป็นซีรีส์ที่สามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้ ระบบจะสร้างเลขที่เอกสารให้โดยอัตโนมัติ
• ระบุเลขที่เอกสารด้วยตนเอง
• ถ้าค่าตั้งต้นเป็น ??WAIT?? หมายเลข 2 : ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ดังนี้
• ทิ้งค่าไว้ตามเดิม: ระบบจะสร้างข้อมูลที่เหมาะสมกรอกให้โดยอัตโนมัติ เช่น ในเอกสาร "บันทึกขายสินค้า" ตามตัวอย่าง ระบบจะกรอกค่าให้เหมือนกับเลขที่เอกสาร เป็นต้น
• เปลี่ยนซีรีส์เอกสาร XXX เป็นซีรีส์ที่ต้องการ: หากเป็นซีรีส์ที่สามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้ ระบบจะสร้างเลขที่เอกสารให้โดยอัตโนมัติ
• ระบุเลขที่เอกสารตัวตนเอง

เลขที่เอกสาร: จัดการกับรหัสเอกสารของคุณ

เมนูย่อยนี้จะทำงานร่วมกับเมนูย่อย "ตั้งค่าเลขที่เอกสาร" เพื่อกำหนดวงรอบปัจจุบันและเปลี่ยนแปลงเลขลำดับเอกสาร

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "เลขที่เอกสาร" โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลต่างๆ ที่เปิดใช้งานอยู่
2. เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ต้องการดู/แก้ไข (ในตัวอย่างเลือก "บัญชีแยกประเภท")



3. ดู/เพิ่ม/หรือแก้ไขรายการได้ตามต้องการ (ดูหัวข้อ "ตารางในระบบ CuneiFox" ประกอบ)

คำอธิบายช่องข้อมูล

เลขที่เอกสาร 3 วงรอบ และการขยับวงรอบอัตโนมัติ

เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเอกสารย้อนหลังหรือล่วงหน้า ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติของ CuneiFox จะเก็บค่าเลขลำดับเอาไว้ 3 ชุด ดังนี้

• กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "วัน" และวงรอบปัจจุบันคือวันที่ 3 ตุลาคม 2021
• วันที่ประจำ "วงรอบนี้" คือ 3 ตุลาคม 2021
• วงรอบก่อนคือวันที่ 2 ตุลาคม 2021
• วงรอบหน้าคือวันที่ 4 ตุลาคม 2021
• กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "เดือน" และวงรอบปัจจุบันคือเดือนตุลาคม 2021
• วันที่ประจำ "วงรอบนี้" คือ 1 ตุลาคม 2021(ผู้ใช้จะตั้งค่าเป็นวันที่ใดก็ได้ในเดือนตุลาคม 2021)
• วงรอบก่อนคือเดือนกันยายน 2021
• วงรอบหน้าคือเดือนพฤศจิกายน 2021
• กรณีตั้งค่าวงรอบเอกสารเป็น "ปี" และวงรอบปัจจุบันคือปี 2021
• วันที่ประจำ "วงรอบนี้" คือ 1 มกราคม 2021 (ผู้ใช้จะตั้งค่าเป็นวันที่ใดก็ได้ในปี 2021)
• วงรอบก่อนคือปี 2020
• วงรอบหน้าคือปี 2022

ระบบ CuneiFox มีฟังก์ชันขยับวงรอบของเอกสารให้โดยอัตโนมัติ เมื่อวันที่ของเอกสารและวันที่ของเซิร์ฟเวอร์ตกอยู่ใน "วงรอบหน้า" ทั้งสองค่า

*** ฟังก์ชันเลขที่เอกสารอัตโนมัติไม่สามารถใช้กับเอกสารที่ลงวันที่นอกเหนือจาก 3 วงรอบที่ตั้งไว้ได้ ผู้ใช้สามารถตั้งเลขที่เอกสารด้วยตนเอง หรือเข้ามาเปลี่ยนวงรอบและเลขลำดับที่เมนูนี้ก่อนก็ได้

การตั้งค่าพื้นฐาน

เมนูย่อยนี้ใช้ตั้งค่าส่วนกลางของระบบ CuneiFox ค่าเหล่านี้จะเป็นค่าที่ใช้โดยระบบ สำหรับการตั้งค่าที่ควบคุมการทำงานของแต่ละโมดูล ดูที่หัวข้อ "ตั้งค่าโมดูล" ถัดไป

วิธีใช้

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "การตั้งค่าพื้นฐาน" จะพบกับฟอร์มการตั้งค่า
2. ตั้งค่าตามต้องการ
3. กดปุ่ม "ตั้งค่า" เพื่อยืนยันการตั้งค่า

คำอธิบายช่องข้อมูล

ตั้งค่าโมดูล: ปรับตั้งค่า

ในเมนูย่อยนี้ ผู้ใช้สามารถปรับตั้งค่าผังบัญชีตั้งต้น, การแจ้งเตือน, และการตั้งค่าเฉพาะโมดูลต่างๆ ทั้งนี้เพื่อให้พฤติกรรมของโปรแกรมใกล้เคียงกับความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด และยังช่วยทำให้การบันทึกกิจกรรมต่างๆ หรือ การเพิ่มรายการในตารางรหัสต่างๆ ทำได้สะดวกขึ้นด้วย

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "ตั้งค่าโมดูล" แล้ว โปรแกรมจะแสดงรายการโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่



2. เลือกโมดูลที่ต้องการตั้งค่า (ในตัวอย่างนี้ เลือกโมดูล "เจ้าหนี้/ลูกหนี้")



3. เปลี่ยนแปลงค่าตามต้องการ
4. กดปุ่ม "ตั้งค่า" เพื่อยืนยันการตั้งค่า

*** แต่ละโมดูลจะมีรายการที่ตั้งค่าได้แตกต่างกันไป รายละเอียดหลังจากผู้ใช้เลือกโมดูลเพื่อตั้งค่าแล้ว จะกล่าวอย่างละเอียดในบทเฉพาะของแต่ละโมดูลต่อไป

การตั้งค่าการบันทึกสมุดรายวัน

เนื่องจากกิจกรรมบางอย่างต้องมีการบันทึกสมุดรายวันกำกับด้วย ระบบ CuneiFox จึงมีระบบบันทึกสมุดรายวันอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถบันทึกกิจกรรมเหล่านี้ได้โดยสะดวก ผู้ใช้สามารถกำหนดพฤติกรรมการบันทึกบัญชีของโปรแกรมได้ที่เมนูย่อยนี้

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "การตั้งค่าการบันทึกสมุดรายวัน" จะพบกับรายชื่อโมดูลที่เปิดใช้งานอยู่ทั้งหมด



2. เลือกโมดูลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ต้องการดู/แก้ไข (ในตัวอย่างนี้จะแก้ไขพฤติกรรมการบันทึกบัญชีของรายการ "ซื้อสินค้า" ซึ่งอยู่ภายใต้โมดูล "สินค้าคงคลัง")



3. เลือกหัวข้อกิจกรรมที่ต้องการดู/แก้ไข (ในที่นี้ เลือก "ซื้อสินค้า")



4. ดู/เพิ่ม/แก้ไขค่าตามต้องการ (ดูหัวข้อ "ตารางในระบบ CuneiFox" ประกอบ)

*** ผู้ใช้ควรจัดการตารางรหัส "ผังบัญชี" ให้เรียบร้อยก่อนที่เริ่มตั้งค่าในส่วนนี้

คำอธิบายช่องข้อมูล

• หากไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่าได้ จะปรากฏข้อความ "เปลี่ยนไม่ได้"
• หากไม่ต้องการใช้รายการใดบันทึกบัญชีรายวัน ให้ตั้งค่าเป็น "ไม่ใช้"

*** รายละเอียดของการบันทึกบัญชีในแต่ละหัวเรื่อง จะยกไปกล่าวในบทของโมดูลที่เกี่ยวข้อง

จัดการรูปแบบการพิมพ์

รูปแบบการพิมพ์ หมายถึง ไฟล์ต้นแบบ (template) สำหรับการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ รวมไปถึงไฟล์ประกอบต่างๆ เช่น ภาพที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร และไฟล์พื้นหลังต่างๆ

ตำแหน่งเก็บไฟล์

ในระบบ CuneiFox ไฟล์เหล่านี้จะแบ่งเก็บเอาไว้ 2 ตำแหน่ง ได้แก่

1. ไฟล์ตั้งต้นของระบบ: เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลส่วนกลางของโปรแกรม
2. ไฟล์เฉพาะของแต่ละบริษัท: เก็บอยู่ในแฟ้มย่อยภายใต้ตำแหน่งเก็บข้อมูลของบริษัทนั้นๆ เมื่อแต่ละบริษัทเริ่มใช้งานครั้งแรก จะยังไม่มีไฟล์ใดอยู่ในแฟ้มนี้เลย

เมื่อผู้ใช้สั่งพิมพ์เอกสารหรือรายงาน โปรแกรมจะค้นหาไฟล์รูปแบบการพิมพ์จากแฟ้มเฉพาะของบริษัทที่กำลังใช้งานอยู่ก่อน ถ้าไม่พบไฟล์โปรแกรมจึงจะใช้ไฟล์ตั้งต้นของระบบ ดังนั้น หากผู้ใช้ต้องการใช้รูปแบบการพิมพ์ของตัวเอง ก็สามารถทำได้โดยอัพโหลดไฟล์ที่ต้องการเอาไว้ที่แฟ้มเฉพาะของบริษัทได้ พร้อมตั้งชื่อไฟล์ตามรูปแบบที่กำหนด

ชนิดของไฟล์แบ่งตามหน้าที่ของไฟล์

ไฟล์ในกลุ่มรูปแบบการพิมพ์สามารถแบ่งได้เป็น 3 ชนิด ได้แก่

1. ไฟล์ต้นแบบ (template) มีหน้าที่กำหนดช่องที่มาของข้อมูลที่จะแสดง, คำสั่งประมวลผมข้อมูลขณะพิมพ์, รวมไปถึงตำแหน่งของข้อมูลต่างๆ บนหน้ากระดาษ ไฟล์กลุ่มนี้เป็นไฟล์ชนิด svg ผู้ใช้สามารถสร้างไฟล์ชนิดนี้ได้ด้วยซอฟต์แวร์เวคเตอร์กราฟิกต่างๆ เช่น Inkscape, Adobe Illustrator เป็นต้น
2. ไฟล์ภาพ ซึ่งสามารถสั่งให้ปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ ไฟล์ภาพอาจเป็นชนิด jpg, gif, หรือ png ก็ได้
   เพื่อที่จะใช้รูปแบบการพิมพ์ตั้งต้นของระบบได้เต็มที่ ผู้ใช้ของแต่ละบริษัทควรเพิ่มไฟล์ภาพ 3 ไฟล์ต่อไปนี้ไว้ในแฟ้มเฉพาะของบริษัท
• LOGO.png: สัญลักษณ์หรือโลโก้ของบริษัท (ภาพนี้จะปรากฏที่หัวเอกสารทั้งหมด: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะใช้ภาพตั้งต้นแทน)
• SIGN.png: ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ (ภาพนี้จะปรากฏท้ายเอกสารต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
• STAMP.png: ตราประทับของบริษัท (ภาพนี้จะปรากฏท้ายเอกสารทางภาษีต่างๆ: ถ้าหาไฟล์ไม่พบ ระบบจะไม่แสดงภาพ)
3. ไฟล์พื้นหลัง เป็นไฟล์ชนิด pdf ซึ่งสามารถสั่งให้ซ้อนเป็นพื้นหลังของเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ เช่น แบบฟอร์มทางภาษีต่างๆ เป็นต้น

การตั้งชื่อไฟล์ต้นแบบ

ในกรณีพื้นฐานที่สุด ไฟล์ต้นแบบจะใช้ชื่อ XXX.svg โดย XXX เป็นซีรีส์เอกสารหรือชื่อรายงานที่ใช้ไฟล์ต้นแบบนี้ ในกรณีที่ซับซ้อนขึ้น ให้ตั้งชื่อไฟล์ดังนี้

• หากเอกสารใดต้องใช้ต้นแบบการพิมพ์มากกว่า 1 แบบ เช่น บันทึกการขายสินค้า ต้องพิมพ์เป็นใบกำกับภาษี, สำเนาใบกำกับภาษี, ใบส่งของ, ใบเสร็จ, สำเนาใบเสร็จ รวม 5 เอกสาร เป็นต้น ให้ตั้งชื่อไฟล์ต้นแบบ เป็น XXX_1.svg, XXX_2.svg, XXX_3.svg, …, XXX_9.svg
• หากต้องการเอกสารที่มีหน้าแรกแตกต่างไปจากหน้าอื่นๆ เช่น หน้าแรกมีจำนวนรายการไม่เท่ากับหน้าอื่นๆ เป็นต้น ให้ตั้งชื่อไฟล์ต้นแบบสำหรับหน้าแรกเป็น XXX_P.svg หรือ XXX_N_P.svg (N เปนเลข 1–9) แล้วแต่กรณี

การใช้งาน

1. เมื่อผู้ใช้เลือกเมนูย่อย "จัดการรูปแบบการพิมพ์" แล้ว โปรแกรมจะแสดงรายการไฟล์ 2 รายการ
• รายการทางซ้ายแสดงรูปแบบการพิมพ์ตั้งต้นของระบบ ผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบ แต่สามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อใช้เป็นตัวอย่างได้
• รายการทางขวาแสดงรูปแบบการพิมพ์ในแฟ้มเฉพาะของบริษัทเอง
2. จัดการไฟล์ต่างๆ ตามหัวข้อย่อยต่อไปนี้

การดาวน์โหลดไฟล์ที่มีอยู่แล้ว

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการดาวน์โหลด (ในที่นี้เลือก BOM.svg จากรายการไฟล์ตั้งต้น)



2. กดปุ่ม เพื่อเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์ หากไฟล์ที่เลือกเป็นไฟล์ภาพ หรือ ไฟล์ต้นแบบ จะเห็นตัวอย่างไฟล์ในหน้าต่างนี้ด้วย



3. กดปุ่ม หรือคลิกที่ภาพตัวอย่างไฟล์ ระบบจะเปิดไฟล์จริงในแท็บใหม่ ผู้ใช้สามารถบันทึกไฟล์ได้โดยใช้เมนูของบราวเซอร์ File → Save Page As… หรือกด Ctrl+S

การอัพโหลดไฟล์

1. กดปุ่ม ในรายการไฟล์เฉพาะของบริษัท ระบบจะเปิดหน้าต่างรายละเอียดไฟล์



2. เลือกไฟล์ที่ต้องการอัพโหลด และตั้งชื่อไฟล์ จากนั้นกด "ตกลง" เพื่อยืนยันการอัพโหลด

การเปลี่ยนชื่อไฟล์

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าต่างรายละเอียดไฟล์



2. แก้ไขชื่อไฟล์ แล้วกด "ตกลง" เพื่อยืนยันการแก้ไข

การลบไฟล์

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม ระบบจะแสดงหน้ายืนยันการลบไฟล์



2. กด "ตกลง" เพื่อยืนยันการลบไฟล์ หรือ "ยกเลิก" เพื่อยกเลิกการลบไฟล์

จัดการรูปแบบรหัสQR

ระบบ CuneiFox มีฟังก์ชันสำหรับสร้าง QR Code รับชำระชนิดระบุจำนวนเงินเอาไว้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการรับชำระเงินโอน

*** การใช้งานเมนูย่อยนี้เหมือนกับเมนูย่อย "จัดการรูปแบบการพิมพ์"

ไฟล์ที่สำคัญในการสร้าง QR Code

• MoneyQR_master.svg: ไฟล์ต้นแบบสำหรับ QR Code รับชำระเงิน
• LOGO.png: ภาพสัญลักษณ์หรือโลโก้ของบริษัท